Arbeit 4.0 - neue Arbeitsmethoden für eine motivierende, gesunde Unternehmenskultur

Die Aufgaben der Führungskräfte und Teams werden in Zeiten der Digitalisierung und der agilen Arbeitswelt immer komplexer - Stichwort VUCA (VUCA = Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity). Eine Arbeitswelt, die flexibel aber auch oft unsicher, widersprüchlich und schnelllebig ist.

Die Entwicklung hin zu einer solchen Unternehmenswelt wirkt im ersten Moment für viele Menschen bedrohlich, bringt aber - wenn wir genau hinsehen - viele Möglichkeiten und Vorteile mit sich. Starre hierarchische Systeme von gestern haben ausgedient und Mitarbeiter der neuen Generationen Y und Z erhalten durch das Konzept New Work die Möglichkeit ihr eigenes berufliches Umfeld mitzugestalten.

Um am Markt zu bestehen, braucht es vor allem eins: Flexibilität seitens der Unternehmen. Und genau diese erfordert veränderte Arbeitsprozesse, um Zusammenarbeit produktiv zu gestalten und Arbeitsräume zu schaffen, in denen eine positive und kreative Atmosphäre herrscht. Neue Ideen dürfen Platz bekommen und Mitarbeiter ermutigt werden, ihre Arbeit autonomer zu gestalten. Dabei setzen immer mehr Unternehmen auf neue und agile Arbeitstechniken.

Agil – was heißt das eigentlich?

Agile Techniken sind Techniken, die die Struktur, Transparenz UND die Beteiligung von Mitarbeitern an der Entwicklung des Unternehmens fördern. Mitarbeiter bestimmen ihr Tätigkeitsfeld in Projekten und Prozessen selbst mit. Darüber hinaus wird durch verstärkten Austausch und ein größeres Augenmerk auf die Bedürfnisse des Endkunden ein sehr flexibler und lebendiger Arbeitsprozess geschaffen, der nicht “von oben” strukturiert wird. Außerdem wird so ein Arbeitsprozess nicht strikt geplant: Veränderungen sind vielmehr Teil des Prozesses!

Die Verantwortung für das Ganze trägt das gesamte Team, da durch den regelmäßigen Austausch jeder über die aktuelle Situation des Projekts im Bilde ist und auch die Aufgaben des anderen so gut versteht, dass er sie zumindest kommissarisch übernehmen könnte.

In der Arbeitswelt 4.0 ist Eigenverantwortung die treibende Kraft. Die Mitarbeiter handeln weniger aus Abhängigkeiten und mehr aus eigenem Antrieb. Es entsteht der so genannte IKEA-Effekt: Mitarbeiter bauen das, was sie erschaffen selbst zusammen und sind direkt im Gestalten von Produkten, Projekten, Abläufen beteiligt. Durch diese Wertschätzung an der Leistung und Meinung der Mitarbeiter entsteht Motivation!

So fördert agiles Arbeiten im Idealfall nicht nur ergebnisorientiertes Arbeiten, sondern auch die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

3 Methoden aus der agilen Praxis für Ihr Unternehmen

1. Task Boards

Das sind Übersichtstafeln über die aktuell anliegenden Aufgaben und den derzeitigen Status der Aufgaben des Teams, so dass der jeweilige Fortschritt für alle transparent ist und alle gemeinsam in kleineren Teams an einer größeren Aufgabe arbeiten. Neben der Transparenz unterstützt die Methode auch die Teammotivation, da das Team gemeinsam messbar eine Aufgabe bewältigt.

2. Stand-Up Meetings

Stand-Up-Meetings sind Kurzmeetings, die im Stehen gehalten werden. Sie führen nachgewiesenermaßen in kürzerer Zeit zu den gleichen produktiven Ergebnissen wie sitzende Meetings und sind außerdem noch gesundheitsfördernd, da das lange Sitzen, dass wir normalerweise im Arbeitsalltag vorfinden dem gesamten Muskel-Skelett-System schadet.

3. Time-Boxing

Time-Boxing ist eine Methode um den Workflow effektiv anzukurbeln, denn beim Time-Boxing setzt das Team bzw. der Einzelne wirklich feste Zeitvorgaben für bestimmte Arbeitsaufgaben, um die Produktivität und Motivation für eine Aufgabe, durch einen klareren Fokus zu erhöhen. Das ist ein Geheimtipp auch für kleinere lästige Aufgaben, die man nicht so gern macht: vom Büro bis hin zum Haushalt.

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STOPP: Agile Techniken allein reichen nicht!

Was erst mal hip klingt, so als sei es der Zaubertrank für Mitarbeitermotivation und der Weg zu einem modernen Schlaraffenland in der Unternehmenswelt spaßig, bunt, dynamisch hat durchaus auch viele Vorteile. Doch nur unter einer Bedingung: die agilen Techniken wollen zweckmäßig eingesetzt werden und nicht der Mode wegen, damit auch die dahinter liegenden Einstellungen und Haltungen im Team verankert werden! Erst dann können agile Techniken wirken und sind keine bloße Farce.

Das heißt, diese Art zu arbeiten gelingt dann, wenn die Führungskräfte wirklich bereit sind, die Mitarbeiter im Prozess zu beteiligen, statt autoritär den Weg vorzugeben. Für viele Führungspersonen immer noch ein Thema mit Luft nach oben!

Zusätzlich funktioniert agiles Arbeiten auch nicht in allen Situationen und für alle Teams, da diese Umsetzung dieses Konzepts bestimmter Persönlichkeitstypen im Team bedarf, die es nicht überall zu finden gibt. Manche Berufe und Persönlichkeiten erfordern andere Arbeitsstile, da sie auf sich allein gestellt nicht in die Handlung kommen und es in bestimmten Tätigkeiten sinnvoll ist, durch akkurate Planungen Prozesse anzustoßen. Bei Lagerarbeitern, in Kranken- oder Pflegeberufen oder anderen Tätigkeiten die weisungsgebunden sind, machen ggfs. nur ein paar ausgewählte agile Techniken Sinn.

Auch ist es notwendig, dass Empathie untereinander aufgebracht wird und agile Techniken nicht genutzt werden, um andere Probleme wie z.B. Konflikte zu umgehen. Denn nur durch die Haltung der Wertschätzung, Empathie sowie der Klarheit und Transparenz kann dieses Modell funktionieren.

Wenn Du Lust auf einen Kurswechsel, auf ein erfolgreiches und gesundes Arbeiten hast, ist eine Teamentwicklung auf der Basis der Methode Design Thinking eine spannende und wirkungsvolle Angelegenheit. Hier werden gemeinsam neue kreative Denkansätze und strukturierte Lösungen für komplexe Fragestellungen auf agile Art und Weise gefunden.


Alexandra Schollmeier ist im Team von 2care die Expertin für Workflow und Kommunikation in der Arbeitswelt 4.0. Sie hilft Unternehmen bei der Gestaltung innovativer und agiler Arbeitprozesse mit Hilfe der Methode Design Thinking. Hier findest Du noch weitere Informationen zu ihr als Prozessgestalterin.

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